企業活動の中で日々発生する、請求書や通知書、契約書類などの発送。一見、通常の宅配便やメール便で送っても問題なさそうに見えるこれらの書類ですが、実は「信書」に該当する可能性がある」ことをご存じでしょうか。
- 「請求書を商品と一緒に宅配便で送っていた」
- 「DMにちょっとした挨拶状を添えた」
このようなケース、実は“信書の違法配送”になっているかもしれません。知らずにリスクを抱えてしまっている企業様も少なくありません。
1.「信書」に該当する文書・しない文書（簡潔な定義と例）
信書とは、「特定の受取人に対して、差出人の意思を表示したり、事実を通知する文書」のことです。以下のようなものは、「信書」として取り扱われます。
【信書に該当する主な文書】
・請求書・納品書・見積書
・契約書・申込書・通知書・同意書
・各種証明書・診断書・成績表・許可証
・会員証・案内状・挨拶状 など
【信書の該当しない文書の例】
・パンフレット、カタログ、フリーペーパー
・チラシ、広告文書のみのダイレクトメール
・書籍、商品サンプル など
※特に注意すべきは、「広告物に請求書を同封した」といったケース。
このような場合、一部でも信書に該当すれば全体が信書として扱われるため、発送方法を誤ると違法となる可能性があります。つまり、“人と人との意思疎通や通知”が目的の文書は信書にあたります。
2.信書を送るには？
ここでは、代表的な発送方法を紹介いたします。もし「この書類、信書扱いになる？」といった判断が難しいケースがあれば、イシカワコーポレーションにご相談ください。最良の発送方法を提案させて頂きます。
送付方法 信書の送付可否 備考
ゆうパック ❌ 不可 信書は送れない
ゆうメール ❌ 不可 チラシ・冊子のみ可
レターパック ✅ 可能 日本郵便の信書便
定形・定形外郵便 ✅ 可能 封書で送付可能
特定記録郵便 ✅ 可能 追跡可能な信書送達
民間信書便（許可制） ✅ 可能 日本郵便以外の認可業者もある
3.重要な書類だからこそ、確実な発送方法を
イシカワコーポレーションでは、信書に該当する書類の印刷・封入・発送まで一括対応できます。お客様は、「書類を預けるだけ」で、正しい方法で、間違いなく送れる安心を得られます。「信書の取り扱いを正しく行えるか」は、企業の信頼性に直結します。イシカワコーポレーションでは、貴社の発送業務を安全・確実にサポートする体制を整えております。
「この書類は信書ですか？」「どの手段で送ればいいですか？」そんな疑問にも、丁寧にお応えいたします。
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