請求書や通知書、案内状などを発送する業務では、「印刷して発送する」だけでは終わりません。
発送後には、
- 配達されたか確認したい
- 配達状況を一覧で管理したい
- 宛先不明で戻ってきた郵便物を管理したい
といった業務も発生します。
特に配達状況を管理する作業は、発送件数が増えるほど、担当者の負担も大きくなります。
発送後の管理業務が担当者の負担に
例えば、100件以上の郵便物を発送した場合、追跡番号を一件ずつ確認し、配達状況をExcelなどに入力することを想定されるのではないでしょうか。
さらに、宛先不明などで返送された郵便物の保管や管理も必要になり、多くの時間と手間がかかります。
発送業務そのものよりも、発送後の管理業務に時間を取られているケースもあります。
印刷から発送、追跡・報告までワンストップで対応
イシカワコーポレーションでは、可変印刷による通知物の作成から発送までだけでなく、発送後の管理業務もサポートしています。
具体的には、
- 通知物の可変印刷
- 特定記録郵便・簡易書留郵便での発送
- 配達状況の追跡
- Excelなど、お客様指定フォーマットでの一覧表作成
- 配達完了・持戻り・返還などのステータス管理
- 毎日・毎週など、ご要望に合わせた定期報告
まで一括して対応しています。
還付郵便物の管理もお任せください
還付先を当社に指定していただくことで、宛先不明などで返送された郵便物の受け取り・管理にも対応可能です。
お客様のオフィスで返送郵便物を保管・仕分けする必要がなくなり、管理スペースの削減や担当者の負担軽減につながります。
発送業務を「管理業務」まで含めて効率化
発送業務の効率化というと、印刷や発送作業だけをイメージされることが多いかもしれません。
しかし実際には、
- 配達状況の確認
- 管理表の作成
- 還付郵便物の管理
といった発送後の業務も、大きな負担となっています。
これらをまとめてアウトソーシングすることで、担当者は本来の業務に集中でき、発送管理の品質向上にもつながります。
発送して終わりではなく、その後の管理までサポートすること。それがイシカワコーポレーションの発送支援サービスです。
