キャンペーンや各種申込み、会員登録などで利用される紙の申込書。
印刷して発送するだけでなく、その後の返信受付やデータ入力まで、担当者が対応している企業も多いのではないでしょうか。
実際には、
- 返信用封筒が毎日届く
- 開封・仕分けを行う
- 申込書の内容をシステムへ入力する
- 紙の申込書を保管・管理する
といった業務が発生し、多くの時間と人手を必要とします。
特に短期間に大量の申込書が返送される場合は、担当者の大きな負担となります。
申込書の回収後にも、多くの業務があります
申込書の発送は業務のスタートにすぎません。
返信された申込書は、
- 受付
- 開封
- 仕分け
- スキャニング
- データ入力
- お客様への納品
という複数の工程を経て、はじめて活用できるデータになります。
印刷会社、スキャニング会社、入力会社をそれぞれ手配している場合は、進行管理や品質管理にも手間がかかります。
発送から回収・データ化までワンストップで対応
イシカワコーポレーションでは、申込書の印刷・発送だけでなく、その後の回収からデータ化までを一括してサポートしています。
具体的には、
- 案内状・申込書への可変印字
- 案内状・申込書・返信用封筒の発送
- 返信用封筒の受け取り
- 申込書の開封・仕分け
- スキャニングによるPDF化
- データ入力（Excelなど）
- お客様指定の形式で納品
まで対応可能です。
スキャニングやデータ入力については、案件内容や数量に応じて協力会社とも連携しながら、品質と納期を両立した体制で対応しています。
担当者の負担を大幅に軽減
このサービスをご利用いただくことで、お客様は申込書発送後の一連の作業を行う必要がなくなります。
例えば、
- 返信された申込書の受付
- 開封・仕分け
- PDF化
- データ入力
- 納品データの作成
といった業務をまとめて委託できるため、担当者は本来の業務に集中できます。
また、複数の委託先を管理する必要がなくなり、窓口を一本化できることも大きなメリットです。
紙の申込書も、業務改善の対象に
デジタル化が進む一方で、紙の申込書が必要な業務は現在も数多くあります。
重要なのは、紙をなくすことではなく、紙を扱う業務を効率化することです。
発送から回収、データ化までを一括して委託することで、業務負担の軽減だけでなく、作業品質の向上や運用の効率化にもつながります。
イシカワコーポレーションでは、お客様の運用に合わせた仕組みをご提案し、印刷から回収・データ化までをワンストップでサポートしています。
「申込書の管理業務を効率化したい」「発送後の作業負担を減らしたい」とお考えでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。
